Anno: 2002!

Voordelen van wiki’s als KM tool voor klein zakelijk gebruik:

• Snel & makkelijk te leren
• internetbrowser is voldoende
• vaak open source dus goed aan te passen
• stukken goedkoper dan andere KM oplossingen
• hyperlinks vormen relaties, een belangrijke onderdeel van menselijke kennis. Deze links zijn tweerichting vanwege backlink functies, wat de kenniswaarde verder vergroot

Type antwoorden die deze wiki gaf (in een technisch bedrijf)

• Wat bedoelt de klant met ….
• Waarom is dit niet techisch compatible?
• Waarom heeft de klant bepaalde technische functies nodig?
  

Kortom What’s & why’s die de basis zijn van uitleggende kennis welke ongestructureerd is.

Kortom, wiki werkt. Men kan een kennisbank bouwen die elke dag groeit. Er gaat ook een cultuur verandering gepaard met de komst van een wiki. In plaats van rond te vragen zegt men al gauw :”schrijf of zoek het op in de wiki”

Why you wiki is not wikipedia

De artikelen op frankwatching in PDF-vorm:

Vergroot wiki adoptie

Bevrijd de postcode voor een transparanter nederland

Veel informatie en gebruikers

James Robertson gaf het op het intranet congres 2009 al aan. ‘People are on the intranet to find relevant information and to do things.’ En om dat eerste naar de gebruikers te communiceren ‘give it the scent of information.’ Kortom, laat zien wat je in huis hebt bij de eerste impressie op gebruikers.

Veel informatie hebben ze bij de CIA: anno 2009 telt de wiki 900.000!!! pagina’s opgesteld door 100.000 gebruikers(accounts). Waarom is dit praktisch? Ik zelf heb het vaak niet zo op met het bouwen van bedrijfsencyclopedieën, omdat dit weinig waarde creëert voor de gebruikers in de meeste bedrijven. Beter is het om gebruikers te laten slim samenwerken in de wiki, zodat kennisdelen een secundaire bijvangst is. Slimmer samenwerken heeft een direct effect op productiviteit. In deze tijden van crisis biedt dit kansen.

Encyclopedie CIA toch waardevol

Bij de CIA is dit anders. Deze organisatie leeft van goede ‘intell’ en de kennis die de organisatie nodig heeft is vaak omschrijvend / beschrijvend van aard. Deze informatie gaat over het gigantische aanbod van technologieën, persona’s, landen en organisaties wereldwijd. Zo kunnen agenten maximaal geïnformeerd hun werk doen, een zaak van levensbelang. Om nogmaals aan te geven hoe astronomisch groot de data is die ze hebben: De engelse wikipedia telt op dit moment 2.830.000 pagina’s. Ze zitten dus al op een kwart!

Slimmer samenwerken met wiki’s blijft verbazen

Dat betekent niet dat er enkel boeken bij de CIA geschreven worden, integendeel. “But that it is also producing results.” Toen voor het eerst de stof chlorine in een explosief in Iraq werd gevonden, werd er een open pagina gecreëerd met de vraag men er mee aan moest. Dit resulteerde in slechts 2 dagen in een verzameling instructies voor mensen in het veld. Dit werd gerealiseerd door de bijdragen van 23 medewerkers, op 17 lokaties wereldwijd. Geen vergaderingen, geen red tape, geen organisatie politiek, enkel een snel proces gericht op het in kaart brengen van het probleem, het betrekken van specialisten en het bouwen aan een oplossing.

Slimmer samenwerken is heerlijk

En zeg nou zelf, wat is er leuker dan te weten dat je inbreng meteen gewaardeerd wordt, je direct bijdraagt aan de praktijk en dat deze bijdrage een onderdeel is van het lange termijn geheugen van de organisatie?
Dat is toch zoveel beter dan een rapport vanuit je lab de wereld in slingeren en maar hopen dat het gelezen en gebruikt wordt? Bovendien krijgen analisten direct inzichten uit de praktijk kado en dat maakt experts en hun kennis nog waardevoller. Expert zijn wordt steeds op deze manier steeds leuker!

Een korte webfilm over web 2.0 bij elektronica gigant Best Buy, en een klein gedeelte over hun wiki’s.

Het resultaat mag er wezen: WIki’s waarin uitgebreide complexe formules staan. Handig voor organisaties die hun gedegen basis uit de zuiverste der wetenschappen halen; Logistiek, Industrieel Planners, Taxateurs, creditbeoordelaars , werzekeraars (kansrekening) , bankwezen (risicomodellen) en onderzoekers opgelet:

mathwiki

mathwiki2

Nou dat ziet er goed uit; Hoe werkt het?

Middels de plugins kunnen gebruiker de math-widget aanroepen. Ze geven vervolgens mee de wiskundige stelling in LATEX of MathML formaat. Wiskundigen zijn hier mee bekend, dus dit sluit nou aan bij de bestaande processen. Willen ze vervolgens het geheel in boekvorm gooien, kunnen ze via  LATEX export stellingen simpel overnemen en omzetten naar ps of pdf. Er zijn ook plugins voor Microsoft Word die LATEX kunnen interpreteren.

kennisdelen rond complexe onderwerpen als wiskunde; JA het kan!

Op Wagn kan je een type database wiki vinden. Uniek aan Wagn is dat het niet louter een database wiki zoals Swirlll is. Wagn combineert databases, wiki’s en een content management systeem in 1.

Volgens wiki corryfee Ward Cunningham  ‘“One of the freshest contributions to wiki since I coined the term”.

Wagn 2 via flickr.com

We graven dieper in de testimonials: “So, are programmers obsolete now?”. Jazeker, ik heb hierover al op frankwatching geschreven; Wiki’s is synoniem voor zelf doen, met anderen, op gelijkwaardige basis. En dat betekent dat gebruikers in toenemende mate de rol van ontwikkelaars en programmeurs gaan vervangen.

Allereerst op het vlak van eenvoudige applicaties waar normaliter geen budget is, maar uiteindelijk kan het Ict-speelveld wel eens heel radicaal gaan veranderen. Computerexperts zijn dan goed voor zeer specialistische funties (denk aan Complexe input/output en platformen), en gebruikers combineren deze systemen en processen tot bedrijfstoepassingen die werken. Inspirerend!

Gedrag in het discussie systeem:

• Observatie 80.6%
• Vragen 38.1%
• Hypothese 35.5%
• Data integriteit 15.7%
• Verbanden leggen 14.2%
• Socializing 9%
• Systeem ontwerp 9%
• Uitproberen en testen 5.6%
• Tips 4.1%
• To-do 2.6%
• Bevestigen 1.5%

De tunnel beschrijft eigenlijk het indirect BI analyse proces, dat van data-observatie, begrip (vragen) tot hypothese vorming leidt. Daartussen vind toetsing en het leggen van verbanden plaats. Men leert de dataset, daarna neemt men er stappen mee. Ik ben benieuwd of dit bij bedrijven ook zo is, of dat men al zoveel van de datasets afweet dat deze stap minder aandacht vergt…

Er komen steeds meer Q&A wiki sites. Dit zijn websites waar men een vraag kan stellen, war anderen vervolgens antwoord op geven. Ook Jimbo Wales, wikipedia is in deze markt gestapt met het product wikianswers.

wikianswers

Hij is niet de eerste. WikiAnswers doet dit al een tijdje:

wikianswers2

De website van wales heeft een oplossingspercentage van 22%. Benieuwd of dit nou echt wat word?! Ook zie ik hier in de stap van wiki’s naar FAQ-tools, ter ondersteuning van klantprocessen. De vragenbank wordt uitgewerkt door klanten. Slim en effectief. Voorbeelden van FAQ vragenbanken zijn:

-lotto

-eneco

Spelers in deze markt zijn Qgo en rightnow. Opletten geblazen voor deze jongens dus!

Daarom een selectie uit argumenten zoals besproken in de Sharepoint wiki  workshop op de wikiSym 2008.

Allereerst, wat is Sharepoint wiki? Om goed up and running te komen in deze discussie is het handig om de volgende filmpjes en sites door te nemen: Microsoft site Demosite Channel9.

We gaan hier geen pro argumenten noemen voor Microsoft. Deze zijn er overduidelijk wat betreft leveranciers kwaliteit, integratie met andere producten en aansluiting met andere ICT Strategie gerelateerde zaken.

Wat belangrijk is om te weten: Microsoft is relatief laat in de wiki markt gestapt. Dit heeft een ironie in zich, omdat Sharepoint geinspireerd is op een van de eerste wiki’s: Die van Ward Cunningham. Bij Microsoft zijn ze ook niet gek, en Sharepoint als product kent een lange geschiedenis van R&D (1997-1999: Site Server) tot de huidige versie 2007.

Ik neem de punten over van het expert panel, en laat die achterwege waar ik geen goede interpretatie kan aanbieden

• Alleen correct Internet Explorer ondersteuning
• Nieuwe pagina’s worden standaard afgeschermd, ipv. open voor de hele organisatie te zijn
• De prijs van MOSS2007 loopt van 4400 tot 57000 dollar. Om dit enkel als wiki te gebruiken is dit in ieder geval erg duur.
• Gericht op archiveren van documenten (authoritive versions) , ipv snel en eenvoudig samenwerken rond concepten
• Basis wiki functionaliteit – maar te beperkt want gebruikers klagen er over
• Focus van Microsoft ligt op andere punten, namelijk documenten en koppeling andere producten
• Ongeldige html documenten zijn een risico voor archivering en koppeling andere systemen. (Lex: Dit is wel met nieuwe versies stapsgewijs beter geworden)
• Geen export mogelijkheden dus lastig koppelen & migreren
• Import functies ontbreken. (Lex: Organisaties met een mediawiki zullen alles handmatig moeten overzetten.)
• Omdat het niet een officiele module is, maar een template zijn er geen garanties rond upgrades. Micorosoft heeft de vrijheid om dit bij nieuwere versies wiki niet meer te ondersteunen. (Lex: het is even de vraag in hoeverre dit een daadwerkelijk risico is..)

Dit gecombineerd met de conclusies van de gebruikers zijn er de volgende keuzes:

1) Pleeg (kostbaar) maatwerk om de wiki gebruikersklaar te maken

2) Wacht op de nieuwe Sharepoint 2009/2010 waar de wiki waarschijnlijk een stuk beter is

3) Neem een aparte wiki-oplossing.

Aan u de keuze!

Dit artikel bestaat uit 2 delen waarvan dit de eerste is:

1) Waarom Sharepoint volgens toekomstige gebruikers niet werkt?

2) Waarom de Sharepoint wiki volgens wiki-experts niet werkt?

Toekomstige gebruikers

Met een team van medewerkers heb ik een pilot project gedaan, om te proeven wat wiki is en waarvoor dit te gebruiken is. Na afloop van dit project kwam de vraag in welke mate dit moest aansluiten bij de lopende Sharepoint implementatie. 1 systeem is vaak goedkoper als 2, met name omdat de beheerskosten 50% van de totale systeem lifecycle kosten zijn. Minder IT’ers nodig dus. Echter is de Sharepointwiki module  wel een zinnige oplossing?

Ervaring

De pilot groep was enigszin beslagen in het gebruik in wiki’s maar had de functionaliteit nog niet professioneel ingezet, daar het een verkenning betrof. We hebben een aantal basistaken uitgevoerd en gekeken in hoeverre er een match was met het Sharepointwiki. De issues:

1. Organiseren van pagina’s
   Pagina’s kunnen, identiek aan mediawiki software, niet in een hierarchie geplaatst worden. Ze staan allemaal ‘naast’ elkaar. Omdat men niet verplicht is de onderlinge pagina’s te linken, wordt het aanbod van pagina’s al snel heel erg groot en daarmee onoverzichtelijk. Men moet met de hand constant navigatie en of landingspagina’s aanmaken, een tijdrovend klusje.
2. Commentaar plaatsen
   Er is geen mogelijkheid om commentaar aan een pagina toe te voegen. Dit is onhandig, want dit betekent dat in de pagina’s zelf de discussie moet plaats vinden. Een voorbeeld is “ (Aan GebruikerX: wat vind jij hiervan?)
3. Bestanden en plaatjes plaatsen
   Gebruikers kunnen niet een bestand (template of plaatje) direct aan een wiki-pagina toevoegen. De pagina’s die hierdoor ontstaan zullen voornamelijk uit tekst en links bestaan, en geen overige contenttypen. Bestanden kunnen wel gelinked worden. Dit betekent dat de gebruiker eerst het bestand upload in een plaatjes of bestanden -library. Vervolgens dient deze de link op te zoeken en deze in de wiki inplakken.
4. Verlaten pagina’s
   Gebruikers (& Beheerders) kunnen niet een overzicht van verlaten (niet gelinkde en niet bezochte) pagina’s opvragen. Het verwijderen van deze pagina’s houdt de boel schoon en overzichtelijk.
5. Populaire / Niet populaire pagina’s
   Gebruikers (& Beheerders) kunnen geen overzicht van de populariteit van de pagina’s krijgen. Dit zorgt voor dat waardevolle kennis herkend wordt (kwaliteit) en brengt ook in kaart waar men in de praktijk tegen aan loopt. Dit vormt vaak een beginpunt van inspiratie voor kennisontwikkeling.
6. Gewenste of lege pagina’s
   Gebruikers kunnen niet een overzicht van niet gevulde pagina’s opvragen. Dit nodigt juist mensen uit om hun specifieke kennis bij te dragen en benoemd open vragen in de organisatie.
7. Recente bezoekers
   Inzicht in wie actief op de wiki-site is helpt de acceptatie te verhogen. Het is niet leeg of onbezocht, er gebeurt wat. Het wordt nog sterker een sociale omgeving.
8. Email notificatie
   Als gebruikers zich abonneren op een pagina dan wordt bij wijziging de integrale pagina verstuurd. Handiger is dat alleen de wijzigingen worden verstuurd. Dat scheelt flink in leestijd. Hierdoor wordt de alert functie ook meer gebruikt en is men meer betrokken bij de veranderingen die anderen aanbrengen. Ook wordt de integrale tekst verstuurd bij een hele kleine wijziging zoals spelling en dergelijke. Er is geen mogelijkheid om aan te geven dat het een kleine wijziging betreft en de ge-abboneerden geen e-mail hoeven te krijgen.
9. Change Summary
   Men kan niet snel de laatste wijzigingen van een pagina op het scherm krijgen. Dit is gedeeltelijk identiek aan bij de beperkingen bij E-mail Notification. Bij grote lappen tekst moet men dus zoeken naar de wijziging in de pagina. Ook ontbreekt de mogelijkheid om dit met kleurtjes te markeren. Alhoewel dat een functie voor gevorderde gebruiker is.

Punten 1-3 hebben vooral te maken met het gemak waarmee kennisgedeeld kan worden. Bij Sharepoint is dit niet altijd even gelukkig ontworpen. Punten 4-7 hebben te maken met de sociale processen rond een wiki. Dit zijn punten die acceptatie en gebruik onder gebruikers versnellen. Punten 8-9 hebben een relatie met het gemak waarmee op de hoogte kan worden gebleven.

Dit allemaal zijn issues die op te lossen zijn. Dit kan door met kleinschalig maatwerk Sharepoint aan te passen danwel een wiki te nemen die integreert met Sharepoint. Zo blijft er een centrale portal met een uniforme look and feel. De keuze hierin hangt af van een aantal factoren: Kosten van implementatie v.s. de Synergie voordelen in beheer. Kijk ook naar het tijdspad wanneer de organisatie Sharepoint 2009 gaat implementeren. De verwachting is dat deze versie een hoop van de issues heeft opgelost. Als laatste kijk goed naar de gebruikersgroep. Als deze in potentie snel kan doorgroeien naar gevorderd gebruik, zal basisfunctionaliteit steeds minder voldoen.