Hij ziet vooral de bottlenecks in werk en hoe wiki deze weghaalt. Hij haalt het voorbeeld aan dat hij een website opende over wiki’s en hoe hij vervolgens overspoeld werd met suggesties en aanvullingen. Hij had geen tijd om dit zelf te verwerken en dus gaf hij iedereen toegang om dit zelf te doen. Na enkele weken was de hoeveelheid informatie met een vijfvoud vergroot en was de oude website niet meer te herkennen. Voor hem was dat het begin om deze kennis te verzamelen en hier het boek  ‘wikipatterns’ over te schrijven.

Presentation Steward Mader

Het probleem is dat e-mail een push medium is en dat degene die de regie voert verantwoordelijk is voor het verwerken van de suggesties tot een sluitend verhaal. Dit is soms niet eens mogelijk, omdat meningen soms rechtstreeks conflicteren. De regievoerder wordt automatisch verantwoordelijk voor conflict resolutie. Waarom lost men dit onderling niet op? De clou is om iedereen toegang te geven en verantwoordelijk te maken om (onder andere) de conflicten die men zelf genereert op te lossen.

In het geval van het schrijven van een boek gaf hij toegang aan redacteuren tot zijn wiki en zodoende ook tot het laatste concept. Dus geen e-mail maar meewerken terwijl hij zijn boek schreef. Ook zag de redactie continue wat de status was. Het vreemde is, dat als men weet dat er mensen meekijken men hierdoor anders gaat werken. Het oog van de meester maakt het paard vet. Normaal, vroeger, gebeurde dat op basis van deadlines and milestones, nu continue. Er is dus een push aanwezig continue te presteren. Het gemiddelde, dat is hetgeen dat geldt en niet de tussentijdse evaluaties  / moment opnames.

De wiki van Google is onderdeel van product Google Apps en niet los te gebruiken. Google Apps is een online samenwerkings programma dat Office functionaliteit biedt. De eerste reviews van het wiki product van Google zijn zeer kritisch. Er wordt gewezen op het weglaten van gave jotspot functies en de beperkte vooruitgang die geboekt is in verhouding tot de concurrentie.

 Een van directeuren noemde de nieuwe Google wiki een Sharepoint killer. Nu Sharepoint net de brug heeft geslagen tussen project,- document management en content management, denk ik dat het niet zo’n vaart zal lopen.

Google heeft nog een wereld te winnen met wikis!

Wiki’s, afgeleid van de methode waarlangs de inhoud van Wikipedia tot stand komt, zijn een nuttig middel om de kennis binnen een organisatie ‘op tafel’ te krijgen. Dat lukt echter alleen als managers/leiders de medewerkers vrij laten in hun bijdragen aan een wiki; sterker nog: als zij stimuleren om met dit middel aan de slag te gaan.

Via internet lukt het steeds beter de collectieve intelligentie van de massa aan te wenden. Wikipedia.org is daar een aansprekend voorbeeld van. De zeer populaire encyclopedie waaraan iedereen kan meewerken, is in omvang inmiddels vijftien keer zo groot als de Encyclopedia Britannica. De kwaliteit kan zich meten met die van de Britannica.

Organisaties kunnen dit ook realiseren. Het gedachtegoed dat achter Wikipedia zit, heet Wiki en er zijn soortgelijke platformen voor bedrijven op het (afgesloten) interne netwerk beschikbaar. Ondernemingen en overheden kunnen zo kwalitatief goede organisatie-, proces-, en vakkennis ontwikkelen. Te denken valt aan werkinstructies (how to’s), weetjes en veelgestelde vragen (FAQ’s).

Wiki kent geen ingewikkelde, langdurige procedures, want iedereen heeft toegang tot de wiki en de mogelijkheid tot wijzigen. Het wijzigen en publiceren valt samen, zodat iedereen de meest recente versie ziet. Een wiki is dus direct in te zetten en altijd bij de tijd. Wiki’s kennen geen vast formaat voor kennis zoals traditionele kennissystemen dat hebben. Dit betekent dat wiki’s vrij zijn toe te passen in organisaties.

Succesvol managen
ING, Motorola en andere organisaties wereldwijd vieren publiekelijk hun successen met een wiki. Veel grote organisaties in de VS overwegen Wiki in te zetten. Toch staat niet elke organisatie hiervoor open, omdat sommigen bang zijn controle te verliezen op de informatieverspreiding. Juist het dominante denken in processen en systemen als vorm van controle en risicobeheersing werkt belemmerend op creativiteit.

Met Wiki dient men niet te veel in regeltjes en structuren te denken. Die verstikken waardevolle initiatieven. Medewerkers moeten het vertrouwen en de ruimte krijgen om die initiatieven te ontplooien die zij waardevol voor de organisatie achten. Op het inhoudelijke vlak vergt dit enige afstand van managers.

Richting
Tegelijkertijd is van groot belang te zorgen dat de organisatie en de medewerkers op verantwoorde wijze met een wiki omgaan. Coachend en faciliterend leiderschap samen met een langetermijnvisie geven de juiste richting aan de Wiki.

Het gebruik van Wiki’s is te versnellen door ze als manager actief te stimuleren en vanuit een voorbeeldfunctie als gelijkwaardige deelnemer te participeren; aldus helpt een leidinggevende mee de collectieve kennis binnen de organisatie zichtbaar voor alle medewerkers vorm te geven. Ook het succesvol managen van Wiki’s hangt samen met behendigheid in ‘de kunst van het loslaten’. Managers zal dit ongetwijfeld bekend voorkomen!